Hoe stuur je meerdere e-mails met verschillende bijlagen in Gmail?

Heb je ooit willen weten hoe je meerdere e-mails in Gmail kunt verzenden met verschillende bijlagen?

Met gepersonaliseerde bijlagebestanden kun je nu snel een massa-e-mail of mail merge in Gmail verzenden.

Waarom zou je dit moeten doen? Stel je voor dat je de eigenaar bent van een klein bedrijf dat één keer per maand pdf-facturen naar klanten moet sturen. De PDF-facturen worden gegenereerd door uw factureringssoftware, één voor elk van uw 100 klanten. U moet nu de juiste factuur naar de juiste klant sturen. Tot nu toe moest je handmatig verschillende e-mails voorbereiden, 100 afzonderlijke e-mails opstellen en verzenden, terwijl je de juiste PDF aan elke e-mail toevoegde.

Dit alles kan nu echter worden gemechaniseerd. Een videodemonstratie van twee minuten is hier beschikbaar:

Welke tools heeft u nodig om samen te voegen met afzonderlijke bijlagen?

  1. Al uw bijlagebestanden zijn voorbereid en klaar om te verzenden.
  2. Een Google-spreadsheet met de e-mailadressen in de ene kolom en de bestandsnamen in de andere
  3. GMass geïnstalleerd en verbonden met een Gmail- of Google Workspace-account

Plaats uw bijlagen op een server.

Uw bestanden kunnen worden opgeslagen in Google Drive of op een openbaar toegankelijke locatie op internet, zoals uw eigen webserver, een openbare Dropbox-map of een AWS S3-bucket.

Als u uw bestandsbijlagen in Google Drive wilt opslaan, moet u onze software toegang geven tot uw Google Drive. Het is het enige dat u hoeft te doen voordat u gepersonaliseerde bijlagen bij uw massa-e-mails verzendt.

en meld u aan met hetzelfde account dat u hebt gebruikt om de massa-e-mail te verzenden.

Ook hoeven de bestanden niet in dezelfde map te staan; zolang ze zich in hetzelfde Google Drive-account bevinden, kunnen ze over meerdere mappen worden verspreid. Als u tot slot Google Drive gebruikt, zorg er dan voor dat de optie "Geüploade bestanden converteren..." is uitgeschakeld:

(Klik op het tandwiel Instellingen rechtsboven, schakel die optie uit en klik vervolgens op GEREED.)

Als u deze optie niet aanvinkt, worden sommige bestandsindelingen, zoals .txt-bestanden, geconverteerd naar Google Documenten en kunnen ze niet worden toegevoegd aan uw gepersonaliseerde e-mails.

Maak een Google-spreadsheet.

Stel eerst uw Google-spreadsheet in. Zorg ervoor dat uw kolomkoppen in de bovenste rij staan en dat u ten minste twee kolommen nodig heeft, één voor het e-mailadres en één voor het bijgevoegde bestand. Andere kolommen, zoals Voornaam, Achternaam, Bedrijf en alles wat u verder wilt gebruiken om uw samenvoegbewerking aan te passen, zijn ook mogelijk.

Hieronder volgen voorbeelden van hoe uw spreadsheet eruit zou moeten zien:

De naam van de kolom met de bestanden kan van alles zijn, zolang deze maar begint met het woord 'bijlage'. Kolomnamen kunnen een van de volgende zijn:

  • Hechting
  • Bijlage 1
  • Bijlage
  • bijlage10

Het is ook niet hoofdlettergevoelig. Wanneer u Google Drive gebruikt om uw bestanden op te slaan, mag in de kolom alleen de naam van de bestandsbijlage worden weergegeven. Als uw bestanden op internet worden gehost, moet de kolom de volledige URL van het bestand bevatten. Als u uw bestanden op uw eigen webserver host voor een mailing naar meerdere ontvangers, ziet uw spreadsheet er als volgt uit.

Voel je vrij om formules in de bijlagekolom te gebruiken als je een spreadsheet-master bent. Als u maandelijkse afschriften aan uw klanten bezorgt en uw factureringssoftware ze genereert in de indeling [Klantnummer].pdf, en Klantnummer is een van de kolommen van uw spreadsheet, kunt u de bijlagekolom instellen op "=A1" +.pdf.

Ten slotte, als een kolom "bijlage" lege cellen bevat, wordt ervan uitgegaan dat dergelijke ontvangers geen gerelateerde bestanden hebben en dat de e-mails zonder deze worden verzonden.

Maak verbinding met uw spreadsheet, stel uw berichten op en verzend ze.

De volgende stap zou bekend moeten zijn als u eerder een mail merge met GMass hebt uitgevoerd. Klik op de knop Spreadsheets, selecteer uw spreadsheet en werkblad en klik vervolgens op de knop "Verbinden" om een Gmail Compose te openen. Nadat je je bericht hebt getypt, druk je op de GMass-knop. Dit bericht heeft geen bijlagen nodig. GMass detecteert automatisch de kolom met bestandsbijlagen in uw spreadsheet en voegt de bestanden toe aan de afzonderlijke e-mails.

Alleen als u wilt dat een afzonderlijke bijlage naar alle ontvangers gaat, voegt u een bestand rechtstreeks toe aan het Gmail Compose-venster. Alle bestanden die u aan het concept toevoegt, worden in dat scenario ook aan alle ontvangers bezorgd.Alle aangepaste bijlagen in de spreadsheet worden ook doorgestuurd naar individuele e-mails.

Stel dat u een maandelijkse PDF-nieuwsbrief maakt en deze naar iedereen wilt sturen, samen met hun aangepaste facturen. Daarna voeg je de PDF-nieuwsbrief toe aan de Gmail Compose-box en selecteer je GMass om dezelfde nieuwsbrief-pdf als één bijlage te verzenden en een individuele aangepaste factuur-pdf als een tweede bijlage bij elk van de gepersonaliseerde e-mails in bulk.

Moet u aangepaste e-mails met veel bijlagen verzenden?

Moet u elke ontvanger meer dan één unieke bijlage e-mailen? Als u bijvoorbeeld elke maand een factuur en een rekeningoverzicht in twee verschillende pdf's naar uw klanten stuurt, kunt u TWEE kolommen in uw spreadsheet hebben:

  • Bijlage 1
  • bijlage2

GMass zal hiervan kennis nemen en elke ontvanger beide aangepaste bestanden bezorgen.

Dit kan worden geautomatiseerd om e-mails met bijlagen dagelijks, wekelijks of maandelijks te verzenden.

Verstuurt u maandelijks veel berichten naar uw klanten?

U kunt uw campagne en spreadsheet één keer maken en deze vervolgens instellen om elke dag, week of maand e-mails te verzenden op de automatische piloot, afhankelijk van uw behoeften. Laten we aannemen dat u wilt dat uw e-mail met bijlagen de eerste maand elke maand wordt verzonden. Plan eenvoudigweg uw eerste e-mail om op de eerste van de maand uit te gaan en stel deze daarna in op MAANDELIJKS herhalen.

GMass leest nu uw spreadsheet, haalt de bestanden op en verzendt de e-mails met de bijbehorende bijlage op de eerste van elke maand. Het enige dat u hoeft te doen, is vóór de eerste van elke maand nieuwe bestanden uploaden naar uw Google Drive of waar u ze ook host.

GMass- of Google-foutafhandeling voor ontbrekende bestanden of machtigingen

Als GMass het bestand voor een specifiek e-mailadres niet heeft kunnen ophalen, wordt die ontvanger overgeslagen en ontvangt u een rapport met alle ontvangers die aan het einde van de campagne zijn overgeslagen. Als u niet wilt dat bepaalde ontvangers bijlagen bij hun e-mails ontvangen, laat u deze cellen gewoon leeg in de kolom "bijlage". Ze krijgen de e-mail nog steeds, maar deze heeft geen bijlagen. Het stroomlijnt de taak van het verzenden van veel e-mails met verschillende vereisten.

Als u uw bestanden op Google Drive opslaat maar GMass geen toestemming heeft om ervan te lezen, mislukt uw campagne met de volgende foutmelding:

Dropbox kan worden gebruikt om bestanden op te slaan voor uw e-mailcampagne.

Je zult wat handmatig werk moeten doen als je Dropbox wilt gebruiken om de bestanden op te slaan die je aan je e-mails wilt toevoegen - je moet openbare URL's maken voor elk bestand dat je wilt bijvoegen, zelfs als ze' bevinden zich allemaal in dezelfde Dropbox-map. Hoewel Dropbox het eenvoudig maakt om een openbare link naar een map of zelfs een bestand te krijgen, maakt het het niet eenvoudig om openbare links te krijgen voor een groep van 100 bestanden zonder het proces voor het maken van links handmatig te doorlopen voor elk van de honderd links die je hebt. Je hebt een multi-e-mailcampagne nodig.

Om een openbare link naar een bestand te maken, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u 'Kopieer Dropbox-link' en plakt u de URL in het juiste Google-spreadsheetveld.

Omdat er echter geen patroon is dat u kunt volgen om de links zelf te ontdekken, zult u dat proces voor elk bestand moeten herhalen. Als je twee bestanden in Dropbox hebt, doc1.pdf en doc2.pdf, en je maakt voor beide openbare URL's, zien ze er ongeveer zo uit:

Stel dat u in totaal 100 bestanden heeft waarvoor u openbare koppelingen moet maken. Hoewel het linkergedeelte van de URL 'dropbox.com' heeft, zoals verwacht, en het rechtergedeelte de bestandsnaam bevat, is er een unieke identificatiereeks in het midden geplaatst die voorkomt dat u deze URL's gemakkelijk kunt kopiëren en plakken in een Google-spreadsheet die veel e-mails beheert.

Als je de moeite neemt om handmatig Dropbox-links voor elk bestand te maken, ziet je Google-spreadsheet er ongeveer zo uit:

Uw bijlagen op Amazon S3 bewaren

Omdat S3 het eenvoudig maakt om de openbare URL voor elk bestand te bepalen, is het een veel handiger optie dan Dropbox voor het opslaan van bestanden voor gepersonaliseerde bijlagen. Een S3-bucket is standaard niet openbaar, dus zorg ervoor dat u uw bucket openbaar maakt als u deze gaat gebruiken om bestanden aan meerdere e-mails toe te voegen. U moet eerst de optie met het label "Blokkeer alle openbare toegang" UITSCHAKELEN en vervolgens het bevestigingsvak CONTROLEREN:

Wanneer u uw bestanden vervolgens uploadt naar een bucket, zorg er dan voor dat de objecten zijn ingesteld op "Verleen openbare leestoegang...":

S3 biedt u de openbare URL voor elk bestand nadat ze zijn geüpload, en het is gewoon de DNS-naam die u voor uw bucket hebt gekozen in combinatie met de bestandsnaam:

Houd er rekening mee dat deze URL's niet werken, dus probeer ze niet te bezoeken! Alle dingen die ik in deze bucket plaats, hebben echter dezelfde URL-indeling, dus mijn Google-spreadsheet ziet er ongeveer zo uit:

Andere tips en methoden voor het samenvoegen van e-mails

Wat kunt u nog meer doen om de kwaliteit van uw e-mails te verbeteren met gepersonaliseerde bestanden?

  • Misschien wilt u per e-mailadres naar een enkel bestand linken in plaats van daadwerkelijke bestanden aan uw e-mails toe te voegen. Hier leest u hoe u een campagne verzendt die aangepaste links bevat.
  • Overweeg om op antwoorden gebaseerde follow-ups in te stellen om automatisch te verzenden als u een reactie van uw ontvangers nodig heeft.
  • Verbind een SMTP-service met uw Gmail-account of meld u aan om ons SendGrid-account te gebruiken als u meer e-mails moet verzenden dan uw Gmail-account toelaat. Als u bijvoorbeeld elke maand 10.000 consumenten een op maat gemaakte PDF moet sturen, moet u een externe SMTP-provider gebruiken, zodat uw e-mails niet stuiteren.
  • Met onze spam solver kun je ervoor zorgen dat e-mails met bijlagen in je inbox aankomen.

Als u op zoek bent naar eenvoudige personalisatie-opties, zoals hoe u elke e-mail begint met "Beste voornaam", neem dan contact op met onze Gmail bellen voor personalisatie